一、公章类型

在我国，公司印章主要由如下五类：公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章、发票专用章。上述五类公章中，公司公章在公司的运营过程中适用最为广泛。随着商业环境的日趋复杂化，公章的合规使用与管理成为了企业不可忽视的法律风险控制点。不当的管理和使用可能导致合同无效、企业信誉受损乃至引发严重的法律责任。

综上，下文拟以司法实务中因公章产生纠纷的相关案例为导向，梳理企业在公章使用过程中的可能遇到的相关风险，从公司对内管理与对外防范两个角度，给出相关解决思路。同时，当交易涉及需要电子签章情形时，交易双方应尽可能的对签章的使用形式达成合意，以免造成不必要的法律风险。

二、风险要点梳理

（一）公章的保管由谁来决定

案例一：杨某某诉马某某等要求确认董事会决议无效案

核心问题：公司董事会依照法定程序对公司印章的掌管权作出决议，该决议的效力应如何认定？

裁判要点：股东会是公司的权力机构，有权对公司的一切重大事项作出决议，董事会是公司的执行机构，有权对公司的日常管理制度作出决议。公司董事会决议第二项内容（注：即明确了公章保管人的决议），未违反法律、行政法规的强制性规定，且公司的大多数股东认可董事会的该项决议内容，因此认为该决议内容合法有效。

实务要点总结：法定代表人也常作为公章保管人，但股东会/董事会决议、公司制度另有规定的除外。法定代表人在实务中常作为公章的保管人。但如果公司股东会、董事会对公章的保管作出了特别决议的，法定代表人也不能以其担任公司法定代表人的身份抗拒该决议的执行。公司股东会/董事会免去了法定代表人职务的，公司有权要求原法定代表人交还公章。公司可通过股东会决议免除法定代表人的职务，并依据有效的股东会决议要求原法定代表人交还其持有的公司公章。

（二）何时可要求公章保管人返还公章

裁判要点：在上述案例一中，法院认为，燕京公司董事会决议的该项内容，未违反法律、行政法规的强制性规定，且燕京公司的大多数股东认可董事会的该项决议内容，因此认为该决议内容合法有效。对于杨国清来说，虽然其仍然是法定代表人，但是营业执照、资质证书副本和公章等的保管人已通过决议进行了确认，故应根据决议内容由马百祥负责保管营业执照、资质证书副本和公章，不因杨国清仍是法定代表人而继续享有保管的权利。

实务要点总结：公章保管人的保管职责被免除，公司有权要求公章持有人返还公章。具体又分为两种情形：一是公章保管人原担任的职务已被公司依法免除；二是公司形成新的股东会决议、董事会决议指定了新的公章保管人。

（三）公章占有人拒绝返还公章，公司如何救济

案例二：中青投资咨询（无锡）有限公司诉成之德等公司证照返还纠纷案

核心问题：公司高管在其在职期间负有保管公司证照的法定义务

裁判要点：公司董事、经理等高管人员对公司负有忠实义务和勤勉义务，在公司章程未明确规定公司证照等的保管之责的情形下，公司高管在其在职期间应负有保管公司证照、印鉴章、财务账册等的法定义务，不论其是否实际经营、管理公司。在其离任后，应负有向公司移交返还公司证照等的义务。此外，在公司证照返还纠纷案件中，公司高管对其履行保管公司证照等法定义务的情况应承担举证责任。

实务要点总结：公司作为诉讼案件的原告的一个实务难度在于，原告无法提供公章在起诉材料上用印。司法的解决方案是，股东会/董事会任命的新法定代表人可以代表公司在起诉状上签字。

（四）公章使用范围模糊

案例三：安徽华力建设集团有限公司诉金寨县鑫泰钢管服务中心等债务转移合同纠纷案

核心问题：在印章备注中明确“签订合同、出具欠条均无效”等字样，是否影响后续以此印章对外签订合同的效力？

裁判要点：尽管印章中备注无效，即无权代理，但其行为足以令相对方有理由相信系公司委托授权，构成表见代理。公司辩称债权、债务未发生转移，依法不予采信。

实务要点总结：因为印章的效力可以脱离法定代表人而独立存在，独立发生效力。所以，一些分支机构章、部门章、项目部章等被超范围用于签订未经审批的合同、担保文件等文件资料上，根据实际，该类行为，极易构成表见代理，存在重大经济风险隐患。

（五）同一印章刻制多枚共用

案例四：重庆群洲实业（集团）有限公司与汪天雄等建设工程施工合同纠纷再审案

裁判要点：如果公司印章不唯一，有证据表明公司对其他公章的存在、使用是知晓的。尽管公司主张公章伪造，但其在明知该公章存在并使用的情况下，未采取措施防止相对人的利益损害，相对人使用其他公司印章签订履行合同的行为应当认定为公司的行为。

实务要点总结：公司存在同时使用多枚公章的情况，不得主张使用公司“伪造印章”对外签订的合同对公司没有约束力。公司不能对同一印章的效力在不同的交易或诉讼中做不同选择。

（六）公章未备案，企业一经使用，对外即具备法律效力

裁判要点：在上述案例四中，重庆群洲公司在设立云南分公司时，向昆明市盘龙区工商行政管理局提交《分公司设立登记申请书》，明确云南分公司负责人为梁裕霖，该“申请书”盖有重庆群洲公司认可的公章及法定代表人名章。重庆群洲公司内部文件《关于成立重庆群洲实业（集团）有限公司云南分公司的通知》不仅明确重庆群洲公司成立云南分公司而且任命梁裕霖为云南分公司总经理。因此，重庆群洲公司对云南分公司的存在、梁裕霖代表该分公司进行经营活动明知且认可。重庆群洲公司云南分公司有权委托朱惠德开展经营活动，朱惠德接受重庆群洲公司云南分公司委托，使用编号为“50010218011375”的重庆群洲公司印章签订履行合同的行为之法律后果应当由重庆群洲公司承担。

实务要点总结：公司对外使用的公章只要在某一交易或诉讼中承认其效力，则不论该公章是否经公司授权、是否进行工商备案，均不得在另一交易或诉讼中否定其效力。

（七）发现私刻公章、伪造公章，未及时提出异议，导致抗辩无力

案例五：江山市江建房地产开发有限责任公司与雷伟程等民间借贷纠纷再审案

裁判要点：吴自旺多次使用该枚公章从事一系列经营活动，且该公章已为施工单位和相关政府职能部门确认。吴自旺在《招标通知书》、《建设工程施工招标备案资料》及《建设工程施工合同》中均使用了该枚私刻的公章。在此情况下，推定江建公司对于吴自旺使用该枚公章知情并无不当。且依据一审时的鉴定结论，吴自旺使用的该枚公章与其向东乡县房管局申报《承诺书》中的公章相同。上述事实使雷伟程对于该公章形成合理信赖，雷伟程的合理信赖利益应当受到保护。

实务要点总结：公司发现私刻印章、伪造印章时，应及时向交易对方提示，向公安机关报案，放任不管，会给公司带来不必要的麻烦。

（八）公章使用主体不当（盗用、冒用）

案例六：湛江市第一建筑工程公司诉白增江租赁合同纠纷案

裁判要点：案涉《租赁合同》是2010年11月梁某为600mw工程施工而以湛江市第一建筑工程公司名义与献县鑫兴建材租赁站的白增江所签订。湛江一建主张《租赁合同》中公司及600mw项目部的印章均系梁某私刻，不代表公司真实意思表示，合同应无效。但因梁某与湛江一建之间存在挂靠关系，足以使白增江有理由相信印章的真实性以及梁某得到了湛江一建的授权，故梁某的行为构成表见代理，其行为后果应由湛江一建承担。湛江一建主张租赁合同无效、其不应承担相应法律后果无法律依据，本院不予支持。

实务要点总结：当法人的公章被盗用、冒用，或者被人私刻用于法人不知情的情况下，合同相对方往往以构成表见代理为由，要求法人履行合同的义务或承担相应的责任。

三、盖章行为法律效力的认定

《全国法院民商事审判工作会议纪要》第41条规定，“人民法院在审理案件时，应当主要审查签约人于盖章之时有无代表权或者代理权，从而根据代表或者代理的相关规则来确定合同的效力。”也就是说，哪怕合同上的印章是伪造的，但只要能证明加盖印章的人是公司的法定代表人，或者具有授权的代理人，合同就会对公司生效。《全国法院民商事审判工作会议纪要》第41条还规定，“法定代表人或者其授权之人在合同上加盖法人公章的行为，表明其是以法人名义签订合同，除《公司法》等法律对其职权有特别规定的情形外，应当由法人承担相应的法律后果。法人以法定代表人事后已无代表权、加盖的是假章、所盖之章与备案公章不一致等为由否定合同效力的，人民法院不予支持。代理人以被代理人名义签订合同，要取得合法授权。代理人取得合法授权后，以被代理人名义签订的合同，应当由被代理人承担责任。被代理人以代理人事后已无代理权、加盖的是假章、所盖之章与备案公章不一致等为由否定合同效力的，人民法院不予支持。”

针对上述规定，对于盖章行为的效力可做如下理解：

1.由法定代表人或其委托代理人签署的合同，其效力应等同于公司订立合同，亦即，该合同经加盖公章后，将对法人产生约束力。

2.法定代表人或授权代表盖章之合同如果属于《公司法》规定的“公司向其他企业投资或者为他人提供担保”依据公司章程应经董事会或股东（大）会决议的决议事项的，未经相应董事会或股东（大）会决议不对该法人发生效力。

3.除了《公司法》规定外，如果其他法律对法定代表人或授权代表的前述职权有特别规定的，也仍可适用前述规则。

4.如果盖章的是法定代表人，那么该法定代表人事后已无代表权、加盖的是假章，所盖的章与备案公章不一致为由来否定合同的效力，也即意味着只要是法定代表人加盖的章，无论公章真伪，公章与备案章是否一致，或者之后还是不是法定代表人均不能改变该合同对该法人的拘束力。

5.如果盖章的是代理人，关键还是要审查合法授权，如果盖章时代理人已取得合法授权的，同样地，也不能以该代理人事后不再具有代理权、加盖的是假章，所盖的章与备案公章不一致为由来否定合同的效力。

四、风险防范要点

（一）公司对内防范要点

1.明确公司各部门印章管理职责，明晰使用的业务流程，做到有规可依、有章可循。

2.与印章保管人签订责任书。建议公司根据劳动法律法规的规定，一方面制定印章保管制度，明确规定印章管理人在上岗前要经过培训，未经培训及试用期职工不得保管印章；将印章保管职责写进公司规章制度里；另一方面与保管人员签订责任书，明确其职责。公司的规章制度里，必须明确规定，凡是涉及印章保管人员的材料，必须既有公司印章，又有公司负责人的签字，单独加盖印章无效。当然，公司的规章制度还要满足劳动合同法规定的内容合法、民主程序制定、公示的三个条件。

公司章程可以约定印章的使用规则，但由于章程仅对内有约束力，如果相对人是善意的，即使印章的使用违反章程，合同也有效。但是，违反章程使用公章损害公司利益的人需要对公司承担赔偿责任。

3.建立印章使用审批登记制度，建立统一的印章使用台账，制定印章使用申请表。

4.印章保管人员必须加强对印章的保管，未经公司主要领导批准，不允许将印章携带外出，特殊情况下需携带外出时，必须指定监印人随同。印章遗失必须在第一时间向公安机关报案，并取得报案证明，同时在当地或项目所在地报纸上刊登遗失声明，不得私刻印章顶替。

5.公司应加强对项目部印章、部门印章、分公司印章的使用管理，限定其用途和使用审批程序，严格按公司行政公章的使用程序要求各级印章保管和使用单位。项目部印章和部门印章、分公司印章要严格限定使用范围，不能用于对外签订合同，不能在对外承诺、证明等材料上使用，必要时要将使用权限通知公司客户等利益相关方。项目部和公司的部门、分公司要指定印章用印和保管人，建立使用台账，绝不允许分包方使用项目部印章。

6.公司新注册设立的子公司在领取营业执照后，应直接到行政服务中心公安机关刻制印章并备案。公司临时刻制印章，包括项目部印章，必须由印章管理部门统一提出，经过法律部门、专业部门审查，报公司主要领导审批。经批准后，由印章管理部门统一在公安机关指定的单位刻制并备案。印章管理部门在印章交付使用前，应下发印章启用文件，未经启用的印章不能使用。

7.公司所属部门发生变更或被撤销后，印章统一管理部门必须收缴部门印章及用印记录；所属分公司注销后，在工商注销手续完成后，必须收缴分公司包括行政印章、合同专用章、财务专用章、负责人名章等在内的全部印章及用印记录；项目部关闭后，项目部印章及用印记录必须全部上缴公司印章管理部门。公司印章管理部门会同法律部门将收缴的印章统一销毁，用印记录由印章管理部门按档案管理规定存档。

8.公司在遇到仿冒本单位或项目部印章的情况时，公司印章管理部门要及时将有关情况通报法律部门，由法律部门按法律规定解决。基本做法如下：首先，及时向公安机关报案，追究仿冒人的法律责任；其次，在相关报纸上发布澄清声明，及时知会潜在客户；再次，及时通知仿冒合同的相对人，陈述相关事实，解除相关合同，如果相对人不予配合，要及时向当地法院申请，通过法律途径认定合同无效，解除相关合同。

9.因为合同双方的签字盖章大多不可能同时进行，为防范风险，尽可能让对方先签字、盖章；重大合同要求对方法定代表人或者负责人或委托代理人签字。

10.多页合同等文件为防止相对方将其中部分内容更改，引发纠纷，要求加盖骑缝章；正文结束时紧接下一行“以下无正文”或“以下为签字、盖章处”，并且正文与落款间的距离不能太大；原则上不允许存在单独的签字页。

11.控制刻制印章的数量，源头上消除法律隐患。由于公司分支机构较多，总计印章也有较多，管理的难度大，法律风险大。对没有必要刻制的印章以及没有必要刻章的二级、三级部门，就不要刻制印章，从严控制刻制印章的数量，源头上消除法律隐患。

12.不要在空白文件上加盖印章。

13.公章与营业执照不能同由一人保管。

14.盖章的材料能收回的要及时收回。

15.公司必须定期检查印章使用情况。公司印章管理部门应按照印章管理规定组织法律、审计等部门对所属单位印章使用情况进行检查，发现问题及时采取相应措施，严肃责任追究制度，对擅自刻制、使用公章的，及时移交司法机关追究刑事责任。

（二）公司对外防范要点

1.重大合同可约定合同生效条件为：法定代表人签字并盖章，合同生效。对于特殊重大合同，公司可约定合同生效的条件为：法定代表人签字并加盖法定代表人章。这样，当出现违规公章或合同上加盖假章时，该合同不会对公司发生法律效力，可有效避免风险。

2.公司发现私刻印章、伪造印章时，应及时向交易对方提示，向公安机关及时报案。

3.公司在经营管理过程中，如存在使用两枚公章的情况，两枚公章对外均代表公司，合同上加盖哪一枚公章，不影响合同的效力。但无证据证明该印章在别的场合也被公司使用过或追认效力，才不能认可该印章的真实性。

五、电子签章的效力

（一）法律依据及解读

《中华人民共和国电子签名法》（以下简称《电子签名法》） 第十三条 电子签名同时符合下列条件的，视为可靠的电子签名：

（一）电子签名制作数据用于电子签名时，属于电子签名人专有；

（二）签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制；

（三）签署后对电子签名的任何改动能够被发现；

（四）签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。

当事人也可以选择使用符合其约定的可靠条件的电子签名。

《中华人民共和国电子签名法》 第十四条可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。

由上可知，电子签章在法律上形态有两种，一种是法定形式即《电子签名法》第13条第1款规定的情形；另一种是基于当事人约定的意定形式，即《电子签名法》第13条第2款规定的情形。

法定形式的电子签章应满足三性：专有性、控制专属性、不可改动性；只有满足这三性的电子签章才可被视为可靠的电子签名。意定的电子签章按照13条第2款的表述，可解读为法律赋予了双方当事人在电子签名的表现形式上进行意思自治的权利。但对于意定的电子签章，如何证明其可靠性或证明是双方合意的结果，法律并没有进一步的细化与描述。

同时，根据《电子签名法》第14条，可靠的电子签名不仅被法律所承认且与传统手写签名或盖章的法律效力相同。

（二）常见问题与风险防范

如在交易过程中，双方对于使用实体印章还是电子签章无法达成合意，该当如何？

根据《电子签名法》第3条第1款：“民事活动中的合同或者其他文件、单证等文书，当事人可以约定使用或者不使用电子签名、数据电文。当事人约定使用电子签名、数据电文的文书，不得仅因为其采用电子签名、数据电文的形式而否定其法律效力。”、第13条第2款之规定，如果遇到上述情况，建议对合同采取何种印章签约的形式做明确的约定。法律并不禁止合同的各方采取不同的签名方式促使合同生效。为避免歧义，若一方使用电子签名、一方使用实体章建议在合同中约定清楚。

来源：内审之友微信公众号